Riskante visitekaartjes en verleidelijke functies

Wat is een Nederlands bedrijf nog zonder, liefst Engelstalige, visitekaartjes en titels? Medewerkers worden kwistig bedeeld met klinkende functies. Zo kennen we bijvoorbeeld de 'accountmanager', de 'manager van een servicedesk', de 'officemanager' en de 'beheerder'. Zijn deze aanduidingen slechts onschuldige ‘Spielerei', dikdoenerij of zorgt zo'n titel in juridisch opzicht voor verwarring? Dat laatste is niet uitgesloten. Verwarring ligt op de loer!

Functiebenamingen en bevoegdheden

Kijkt u eens naar deze situatie. Gom heeft zaken gedaan met Baarn BV. Althans dat dacht Gom. Gom heeft onderhandeld met en een offerte gedaan aan A, die optrad als contactpersoon van Baarn. A heeft zich daarbij gepresenteerd als 'officemanager' van Baarn. Als Gom Baarn later aanspreekt, stelt Baarn dat er geen overeenkomst tussen hen bestaat, want A mocht helemaal geen overeenkomst namens Baarn sluiten.

Dit conflict wordt voorgelegd aan de rechtbank (Rechtbank Rotterdam 2 januari 2013, (LJN: BY8135). De rechtbank concludeert dat 'officemanager' een functiebenaming is die bij Gom de indruk heeft kunnen wekken dat A bevoegd was de overeenkomst te ondertekenen. Dat geldt zeker nu het gaat om een overeenkomst met een gering financieel belang, te weten een bedrag van nog geen € 1000 per vier weken.

Dat lijkt helder. Echter, deze conclusie werd niet getrokken door een andere rechtbank in een andere zaak (Rechtbank Haarlem, sector kanton, 1 november 2007, LJN: BB7223), waar het ook een 'officemanager' was die het orderformulier had getekend. In die zaak overwoog de kantonrechter dat er geen sprake was van een verklaring of gedraging van degeen voor wie werd gehandeld. De wederpartij had dus niet mogen aannemen dat de 'officemanager' vertegenwoordigingsbevoegd was.

Presenteert iemand zich dus als 'officemanager', dan is dus niet precies duidelijk of u daaraan nu wel of niet verwachtingen mag ontlenen.

En wat mag van een 'manager' van een 'servicedesk' worden verwacht? Laten we vooropstellen dat een 'servicedesk' kan worden gezien als een afdeling. Van een dergelijke 'manager' mag worden verwacht dat hij bevoegd is zijn bedrijf te vertegenwoordigen als hij diensten verricht die binnen het takenpakket van die afdeling vallen, aldus de Rechtbank Rotterdam (18 maart 2010, LJN: BL9375).

Anders is het kennelijk als het gaat om een 'accountmanager'. Wat betreft die functie stelt het Hof Leeuwarden vast dat het een functie is 'waar vertegenwoordigingsbevoegdheid niet zonder meer verondersteld mag worden' (Hof Leeuwarden 18 december 2012, LJN: BY7404).

Gaat het ten slotte om een 'professionele beheerder', die bevoegd is huurovereenkomsten af te sluiten, dan kunnen ook verdergaande verwachtingen worden gewekt. In woningen zijn  zeer ingrijpende wijzigingen aangebracht. Men dacht dat dit mocht aangezien men toestemming had gekregen van de beheerder. Het hof vond dat dit nog (net) binnen de normale taakomschrijving van een beheerder valt.

In dezelfde zaak waren de woningen bovendien onderverhuurd. Daar trekt het hof de grens. Een beheerder is niet bevoegd om een huis onder te verhuren. Evenmin kan uit de functie van beheerder een schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid worden aangenomen als het gaat om onderverhuur. Zou men hier anders over oordelen, dan zou in wezen aan de huurder het recht worden verleend de woning te exploiteren en dat gaat te ver volgens het Hof Amsterdam (30 oktober 2012, LJN: BY6340).

Duidelijkheid over bevoegdheden

Welke conclusie kan uit dit alles worden getrokken? Bent u de eigenaar van een bedrijf, dan dient u zich te realiseren dat u het risico loopt gebonden te worden aan een overeenkomst, die is gesloten door een van uw medewerkers. Zelfs wanneer u die medewerker niet de bevoegdheid hiertoe heeft gegeven! Het is alleszins mogelijk dat iemand heeft gedacht dat uw werknemer wél bevoegd was op grond van zijn functie en titel en dat hij dat ook gerechtvaardigd mócht denken.

Bent u de werknemer die over een fraai visitekaartje en een klinkende functie beschikt? Deelt u dan steeds aan degene met wie u onderhandelt expliciet mee tot hoever uw vertegenwoordigingsbevoegdheden zich uitstrekken. Leg ook uit dat u toestemming moet vragen aan een bevoegde medewerker, en dat uw eigen bevoegdheid is beperkt.

Bent u de partij die te maken krijgt met een persoon die zich presenteert met een aansprekende titel? Laat u dan daardoor niet op het verkeerde been zetten. U doet er goed aan na te gaan of deze persoon inderdaad wel bevoegd is een overeenkomst te sluiten voor zijn werkgever. Voor alle zekerheid kunt u het beste aan een bevoegd medewerker vragen hoever de bevoegdheid van de werknemer waarmee u in onderhandeling bent, zich uitstrekt. Zo kunnen dure, langslepende rechtszaken worden voorkomen.

Anka Ernes

Prof. mr. A.L.H. Ernes is hoogleraar Dogmatiek van het privaatrecht aan de Open Universiteit.

15 april 2013