Nieuwe kijk op complexiteit

Het implementeren van ERP-systemen – software die binnen organisaties wordt gebruikt ter ondersteuning van bedrijfsprocessen - is een complexe aangelegenheid. Vooral omdat de implementatie vaak grote delen van de organisatie beïnvloedt. Daarbij zijn de kosten voor software, hardware, onderhoud, maar vooral ook het implementatieproces zelf voor veel organisaties hoog en risicovol. Onderzoek naar ERP-implementaties streeft er dan ook naar om de praktijk te voorzien van nuttige inzichten en tools voor een betere beheersing van de kosten en risico’s. Gedurende de meer dan 20 jaar dat ERP-implementaties worden uitgevoerd hebben zowel de wetenschap als de praktijk helaas nog steeds onvoldoende middelen, richtlijnen en methoden ontwikkeld voor het adequate beheer en de controle van deze implementatieprojecten. ERP-implementaties worden nog steeds als complex beschouwd.
In zijn onderzoek probeert Janssens wetenschap en praktijk hierbij te ondersteunen door het begrip complexiteit zelf, in relatie tot ERP-implementaties, te verkennen. Hij verwacht hiermee zowel aan onderzoekers als praktijkmensen een stimulans te kunnen geven om nieuwe wegen in te slaan, zodat het implementeren van ERP-systemen uiteindelijk beter beheersbaar wordt.

Lacune

Hoofdvraag van het onderzoek was hoe je in wetenschappelijk onderzoek de complexiteit van ERP-implementaties het best kunt onderzoeken. Janssens: ‘We merkten dat er een lacune is. ERP implementaties worden wel altijd complex genoemd, maar we kwamen in ERP onderzoeksresultaten vrijwel geen bespreking tegen van wat men dan wel onder die complexiteit verstond. Tegelijk vonden we in de literatuur geen op complexiteitsdenken gebaseerde benaderingen voor onderzoek naar die complexiteit. Om onze onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden en de waarde van elke benadering te kunnen bepalen, hadden we een praktische indeling nodig voor het onderscheiden en begrijpen van de diverse onderzoeksbenaderingen. Daarom koos ik voor de bestaande driedeling in complexiteitsonderzoeksbenaderingen van Manson als basis voor mijn onderzoek.’

Resultaten

In zijn onderzoek concludeerde Janssens dat vooral de tweede onderzoeksbenadering van Manson in bestaand ERP-onderzoek wordt gebruikt. ‘Deze benadering kijkt vooral naar wat er in het verleden verkeerd of goed ging bij organisaties die ERP implementeerden’, aldus Janssens. ‘Hiervan afgeleid kan een onderzoeker adviezen en richtlijnen voor toekomstige implementaties opstellen. Die benadering kan dus voor de praktijk zinvolle resultaten opleveren en heeft dit ook steeds gedaan.’
De eerste onderzoeksbenadering leek Janssens onvoldoende te passen bij ERP-onderzoek. Mansons derde onderzoeksbenadering leek hem echter wel zinvol, maar deze blijkt niet gebruikt te worden in ERP-onderzoek. ‘Die benadering heeft als uitgangspunt dat een ERP-implementatie gezien kan worden als een complex adaptief systeem. Dit betekent dat men ervan uit moet gaan dat er zich altijd onvoorziene gebeurtenissen zullen voordoen en het resultaat aan het einde van het project wel eens niet datgene zal zijn wat men had verwacht. Daarom is alleen vertrouwen op wijze lessen uit het verleden niet voldoende voor een organisatie. Men dient ook heel bewust te zorgen dat een project en de organisatie zelf met onverwachte zaken kunnen omgaan.’ Dat wil zeggen, het project en de organisatie moeten weerbaar zijn, ofwel ‘resilient’. Door dit als uitgangspunt te nemen, gaan onderzoekers de complexiteit van ERP-implementaties op een andere wijze onderzoeken en naar de hoop van Janssens de praktijk beter ondersteunen bij het ‘resilient’ zijn voor deze projecten. Als de praktijk zich ook bewust wordt van deze visie op complexiteit van ERP-implementaties, kan dit leiden tot sneller en adequater reageren op onverwachte situaties in het project, in plaats van reacties alleen te baseren op opgestelde richtlijnen uit het verleden of ervaring van ingehuurde consultants.

Hele klus

Janssens onderzoek had een lange doorlooptijd. ‘Ik moest het combineren met mijn taken als projectleider en docent, de studenten komen immers op de eerste plaats. Daarbij had ik ook een poos ouderschapsverlof. Daardoor kwam het onderzoek zo nu en dan op een wat lager pitje te staan. Gedurende het onderzoek is de richting regelmatig aangepast, totdat ik uiteindelijk bij mijn huidige onderzoeksvragen uit kwam. Vooral in de afgelopen vier jaar heb ik het echte, harde werk verricht. Ik hoop dat ik met mijn proefschrift iets terug kan geven aan de praktijk en dat ik mensen nieuwe inzichten kan bieden. Door het filosofische uitstapje naar de aard van het begrip complexiteit gaan we zaken wellicht met een heel andere bril bekijken. Ik verwacht dat we dan andere dingen zien en de praktijk beter kunnen ondersteunen op ERP-vlak. Zelf heb ik door mijn onderzoek ook veel meer inzicht gekregen en is mijn levenshouding veranderd.’

Over de promovendus

Ir. Guy Janssens (Heerlen, 1961) behaalde zijn masterdiploma Industrial Engineering and Management aan de TU Eindhoven in 1986 en werkte daarna in verschillende functies binnen het bedrijfsleven. Sinds 2001 is hij als assistent professor verbonden aan de Open Universiteit. Hij staat er bekend als een innovatieve docent, die op een creatieve wijze nieuwe ICT-technologie inzet. Tot zijn specialismen behoren Enterprise Resource Planning (ERP), projectmanagement, visual facilitation en nu uiteraard ook complexiteit.

Guy Janssens verdedigt zijn proefschrift 'Understanding complexity of ERP implementations: Explorations of three complexity research approaches' op vrijdag 13 oktober vanaf 13.30 uur bij de faculteit Management, Science & Technology van de Open Universiteit in Heerlen. Promotor is prof. dr. R.J. Kusters, co-promotor is dr. ir. H.H. Martin, beiden verbonden aan de OU.

Guy Janssens