Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan?

Rechtspersonen vergaderen en besluiten wat af in dit land. De statuten van deze rechtspersonen en de wet schrijven voor hoe vergaderingen moeten worden bijeengeroepen. Vaak vindt oproeping schriftelijk plaats met toezending van een agenda en van de relevante stukken. Die agenda blinkt niet altijd uit door helderheid. Vergaderpunten worden vaag omschreven en in de vergadering worden soms besluiten genomen die geen enkele verwantschap vertonen met enig agendapunt.

Secuur werken

Ook in de procespraktijk komt het regelmatig voor dat processtukken op zijn minst onduidelijk zijn of soms zelfs fouten bevatten. Zo worden partijen soms met een verkeerde naam aangeduid, wordt niet aan de stelplicht voldaan of volstrekt onduidelijk omschreven wat de desbetreffende partij betoogt. Met betrekking tot dit soort fouten en onduidelijkheden is een trend waar te nemen van deformalisering in het burgerlijk procesrecht. Daarbij worden procesregels naar hun ratio toegepast (niet naar de letter), om de rechter in staat te stellen het materiële geschil te beoordelen. (Sommige) advocaten hebben daarom soms de neiging tot slordig procederen, omdat ze ervan uitgaan dat slordigheden door de rechter wel door de vingers worden gezien. Op het gebied van besluitvorming in het rechtspersonenrecht is eveneens een tendens bij rechters waar te nemen om formele gebreken bij de besluitvorming, als daar geen spreekwoordelijk bloed uit vloeit, door de vingers te zien of een besluit welwillend uit te leggen. In sommige gevallen blijkt de rechter echter toch streng in de leer.

Correct formuleren of interpreteren?

Een interessant voorbeeld daarvan is te vinden in Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 24 oktober 2017, ECLI:NL:GHARL:2017:9204. In deze zaak was een gebouw in appartementsrechten gesplitst. In de akte van splitsing was – voor zover hier relevant – bepaald dat sommige appartementsrechten de bestemming 'kantoor' hadden en andere de bestemming 'parkeerplaats'. De akte van splitsing bepaalde met betrekking tot de bestemming voorts: Een gebruik dat afwijkt van de in de akte nader gegeven bestemming is slechts geoorloofd met toestemming van de vergadering.

Een eigenaar van een aantal appartementen met bestemming 'kantoor' verzocht vervolgens aan de vergadering van eigenaars toestemming voor 'het wijzigen van de bestemming van alle appartementsrechten op de 1e en 2e verdieping in 'woning', zodat deze als zodanig in gebruik kunnen worden gegeven.' In de vergadering van eigenaars werd met 2880 stemmen voor en 658 stemmen tegen besloten tot het wijzigen van de bestemming.

Een van de andere eigenaars riep in rechte de nietigheid van de besluitvorming in, omdat de wijziging van de bestemming niet kan plaatsvinden zonder een wijziging van de akte van splitsing. Daarvoor gelden op grond van artikel 5:139 BW strenge eisen, waaraan in dit geval niet was voldaan.

Degene die om de bestemmingswijziging had gevraagd betoogde dat hij slechts toestemming had gevraagd voor van de akte afwijkend gebruik (zoals volgens de akte mogelijk was) en dat de bestemming zelf niet was gewijzigd. Uit de uitspraak leid ik af dat het besluit was geagendeerd en genotuleerd als wijziging van de bestemming en niet als toestemming voor van de bestemming afwijkend gebruik. Het hof oordeelde evenals de rechter in eerste aanleg dat er sprake was van een met de akte van splitsing strijdig besluit, omdat de bestemming niet kon worden gewijzigd zonder wijziging van de akte van splitsing. De vraag die hierbij op komt is of het hof hier niet welwillend had kunnen interpreteren en de besluitvorming aldus had kunnen uitleggen dat een van de bestemming afwijkend gebruik was toegestaan, zonder wijziging van de bestemming zelf.

Het hof heeft in dit geval echter geen coulance getoond. Als de verzoeker zijn verzoek correct zou hebben geformuleerd, had hij waarschijnlijk (geldig) toestemming gekregen om van de bestemming te mogen afwijken. Nu hij zijn verzoek als 'wijziging van de bestemming' formuleerde, verzocht hij in feite wijziging van de goederenrechtelijke verhouding tussen de appartementseigenaars, zoals deze door de akte van splitsing wordt geregeld. Dat ging volgens dit gerechtshof te ver. Hoewel niet is uit te sluiten dat een andere rechter in een vergelijkbaar geval met een ietwat andere formulering het besluit wel als een geldig besluit uitlegt, blijkt hieruit maar weer dat rechtszoekenden niet altijd op deformalisering mogen rekenen. Zorgvuldig formuleren en procederen blijft daarom nodig.

Roel Mertens

* Prof. mr. dr. Roel F.H. Mertens is bijzonder hoogleraar Zakelijke rechten aan de Open Universiteit en als advocaat verbonden aan Paulussen Advocaten, Maastricht.

Heerlen, maart 2018